#Office – Improve your presentation skills (Bonus: new co-authoring features in #PowerPoint)

Hello! Today we are going with a 2 for 1.

Public speaking

I still remember when David Salgado (@davidsb) showed to me the book Resonate: Present Visual Stories That Transform Audiences (see references). It was many years ago in Microsoft’s office in Madrid. This book helped me understand that behind every presentation, there can be a process or framework that will help us to get the best possible result.

Note: Never forget that when you speak in public, either for 2 or 200 people; these people are sharing with you one of its most precious elements: their time. The best way to thanks for this investment is trying to take advantage of that time in the best possible way.

As well, after Resonate, I read other books that also helped me enough. I will share the first 2 that come to mind.

When someone says the important thing is the visual aspect of your presentations, it is very likely that you fully understand this idea. However, you don’t know very well what to do. The Visual Display of Quantitative Information is an excellent starting point for understanding the difference between text and images.

Another example that comes to mind is Death by Meeting. Although this book does not speak specifically of presentations and techniques for public speaking, discuss the delicate subject of the meetings. When we understand some of the lessons in this book, we can associate this idea to public speaking.

PowerPoint co-authoring

And of course, if you work with Microsoft technologies, you may rely on PowerPoint to support your presentations. Let me pause here; it is important to make clear my position about PowerPoint as a tool.

If you’re on the side who really hates PowerPoint, I got you. Maybe you have been in a situation where a couple of Slides represent a contract in a project (which is always a goot idea!). People usually goes with “PowerPoint supports everything“. In PowerPoint, everything is possible, and this misuse is that many people have an irrational hatred. In my case, I like this tool. I use PowerPoint as a tool to support my presentations and always has given me very good results.

Over time, thanks to books like those that I mentioned before, or to listen to great speakers, I think I have learned a little about the subject and use PowerPoint wisely enough.

That is why I get some extra happy feeling when I read this news:

The Office Insider November update includes support for co-authoring. That’s mean 2 or more people can work at the same time on a PowerPoint presentation using the PowerPoint desktop app.

A long time ago that the creation of a couple of slides is no longer task of a single person. It is always a good idea to work with someone with skills in to help us create a history consistent with our slides and balancing the contents therein.

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Usually, this did use a ping / pong mode. That’s mean sharing the PowerPoint file, desktop sharing, speaking in this regard, using the capabilities of the online edition of PowerPoint, etc. Now that we have the ability to work online both envelope presentation, opens a new range of possibilities.

I think it is an excellent time to receive these updates, and I hope that you can them to begin testing soon (i.e. Add one couple more Early Adopter to work in co-authoring mode!)

Greetings @ Toronto

El Bruno

References

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#Office – Mejora tus capacidades de presentación en público (Bonus: aprovecha las novedades de edición y colaboración en #PowerPoint)

Hola ! Hoy vamos con un 2 por 1.

Hablando en público

Todavía recuerdo el día en el que David Salgado (@davidsb) me presento el Libro Resonate: Present Visual Stories That Transform Audiences (ver referencias). Fue hace bastantes años, en la oficina de Microsoft en Madrid y este libro me ayudó a comprender que detrás de toda presentación, puede existir un proceso o marco de trabajo que nos ayude a sacar el mejor resultado posible de la misma.

Nota: Nunca olvides que cuando hablas en público, ya sea para 2 o 200 personas; estas personas están compartiendo contigo uno de sus elementos más preciados: su tiempo. Agradece esta inversión intentando aprovechar ese tiempo de la mejor forma posible.

Pues bien, después de Resonate, leí otros libros que también me ayudaron bastante. Nombraré 2 que son los primeros que me vienen a la mente.

Cuando alguien te comenta lo importante que es el aspecto visual de tus presentaciones, es muy probable que entiendas completamente esta idea, sin embargo no sepas muy bien por donde empezar. The Visual Display of Quantitative Information es un excelente punto de partida para comprender la diferencia entre texto e imágenes.

Otro ejemplo que me viene a la memoria es Death by Meeting. Si bien este libro no habla específicamente de presentaciones y técnicas para hablar en público, comenta el delicado tema de las reuniones. Al leer consejos sobre como aprovechar mejor el tiempo de las mismas, podemos asociar rápidamente esto a presentaciones en público.

Colaboración en PowerPoint

Y claro, detrás de todo esto, los que trabajamos con tecnologías Microsoft, solemos apoyarnos en PowerPoint. Antes de continuar es importante dejar en claro mi posición al respecto.

Si eres de los que odia PowerPoint, te endiendo. Es muy probable que te hayas encontrado en la situación donde un par de Slides representan un contrato de trabajo. Como dice el dicho “PowerPoint soporta todo”. En PowerPoint todo es posible, y es por este mal uso que muchas personas le tienen un odio irracional.

En mi caso, le tengo mucho aprecio. Utilizo a PowerPoint como herramienta para soportar mis presentaciones y siempre me ha dado muy buenos resultados. Con el tiempo y gracias a libros como los que comenté antes, o a escuchar a grandes speakers, creo que he aprendido un poco sobre el tema y utilizo PowerPoint con bastante cordura.

Es por eso, que cuando leí esta noticia, me alegró un poco el día:

La actualización de Noviembre para los usuarios de Office Insider incluye el soporte para que 2 o más personas puedan trabajar al mismo tiempo sobre una presentación PowerPoint utilizando la app de escritorio de PowerPoint.

Hace ya bastante tiempo que la creación de un par de slides ha dejado de ser tarea de una única persona. Siempre es una buena idea trabajar con alguien con skills en XD para que nos ayude a crear una historia coherente con nuestras slides y a balancear los contenidos en las mismas.

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Usualmente esto lo hacíamos en modo ping / pong compartiendo el fichero PowerPoint, compartiendo el escritorio, hablando al respecto, utilizando las capacidades de edición online de PowerPoint, etc. Ahora que tenemos la capacidad de trabajar en línea ambos sobre la presentación, se nos abre un nuevo abanico de posibilidades.

Creo que es un momento excelente para recibir estas novedades, y espero que las pueda a comenzar a probar pronto (esto es sumar a un par más de Early Adopter para trabajar en modo co-authoring!)

Saludos @ Toronto

El Bruno

References

#SPEAKING – Is a company #CEO the best person to speak at events?

Hola!

Steve Jobs has been one of the most important public people in the past years. It has been a reference for many people, although always trying to emulate him is not usually the best idea. A clear example of this, is to see how many CEOs are the main Speakers at events and this is not always the best option. In the past 15 years I have been invited to many sessions where the CEO was the main speaker. Thanks to this I have met great speakers and not so great ones. Best to explain it with an example.

Think of a large food company. Among employees probably find different profiles:

· Technical agronomists responsible food production farms

· Industrial profiles working in production plants

· Experts in logistics

· Business development

· Marketing

· Etc.

The CEO of this supposed company, has a broad background in business. It is very likely that in during his speech, she really "connect" with people with a similar background. But it will not do so with marketing people, or more technical profiles, etc.

Going back to Steve Jobs, if we see the analysis of their presentations that makes Nancy Duarte in his book "Resonate", we will see that behind them there is a highly polished technique. In addition to a great effort to ensure that the general idea is clear among the public.

If I have to share a humble proposal to improve this, I should start with 2 basis points:

· Communicate with passion. Is very important to know the message with passion and charisma. For a job at this level, the necessary skills are others. That’s why maybe is a good to do a brief introduction and then "pass the microphone" to other people.

· Search for the right person for each message. We don’t need to get Jimmy Fallon or Kevin Hart to start a great session (although it is not a bad idea). What is really important, is to identify the best speaker for each message. Uses criteria such as "relevant to the audience", "motivated skills", "public recognition" and "experience" help to go to the right person.

Not only Steve Jobs is a great speaker, personally I think the transparency with which transmits messages Elon Musk is comforting. Other examples could be, Jeff Weiner or Tony Hawk if I have to get out of the technical speakers and there are many others that serve as a reference.

To finish, if someone really wants to improve this skill, revisit great presentations is an excellent starting point. In example: review the most popular TED sessions help to watch different styles of presentations. Then it is time to see which fits best and things we can learn / take each.

Enjoy the weekend!

Saludos @ Madrid

/El Bruno

Bonus: I think this is also important “work on the message”. We often have people who are experts on a specific topics and they also have great communication skills. At this time, it is important to work on the best method to transmit the message. Techniques such as "Rethorical Triangle" are suitable to improve the message to be transmitted. Other techniques such as "Start strong and close stronger" help that the session also has a big impact.

References

· Steve Jobs 1997 – Macworld Boston– Apple and Microsoft Deal https://www.youtube.com/watch?v=WxOp5mBY9IY

· Steve Jobs 2005 – How to live before you die http://www.ted.com/talks/steve_jobs_how_to_live_before_you_die

· Steve Jobs 2011 –Apple iPad 2 KeyNote https://www.youtube.com/watch?v=TGxEQhdi1AQ

· Nancy Duarte, Resonate http://www.amazon.com/Resonate-Present-Stories-Transform-Audiences/dp/0470632011

· Jimmy Fallon https://en.wikipedia.org/wiki/Jimmy_Fallon

· Kevin Hart https://en.wikipedia.org/wiki/Kevin_Hart

· Elon Musk https://en.wikipedia.org/wiki/Elon_Musk

· Jeff Weiner https://twitter.com/jeffweiner

· Tony Hawk https://twitter.com/tonyhawk

· Rethorical Triangle https://www.mindtools.com/pages/article/RhetoricalTriangle.htm

· 10 Ways to End Your Speech with a Bang http://sixminutes.dlugan.com/10-ways-to-end-your-speech/

· The 10 most popular TEDx talks https://www.ted.com/playlists/180/the_10_most_popular_tedx_talks

· Header https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Public_speaking.jpg

#SPEAKING – Es el #CEO de una empresa la mejor persona para hablar en eventos?

Hola!

Steve Jobs ha sido una de las grandes figuras en los últimos años. Ha sido una referencia para muchas personas, aunque no siempre intentar emularlo es la mejor idea. Un claro ejemplo de esto, es ver como muchos CEOs son los principales Speakers en eventos y no siempre esta es la mejor opción. En estos últimos 15 años me han invitado a muchas sesiones donde el CEO era el principal speaker; gracias a esto he conocido a grandes oradores y a otros que no lo son tanto. Mejor explicarlo con un ejemplo.

Pensemos en una gran empresa de alimentación. Entre sus empleados seguramente encontremos diferentes perfiles:

Técnicos agrónomos encargados de las granjas de producción de alimentos

Perfiles más industriales que trabajan en las plantas de producción

Expertos en logística

Desarrollo de negocio

Marketing

Etc.

El CEO de esta supuesta empresa, tiene un background en negocios muy amplio. Es muy probable que en su Speech, realmente “conecte” con personas con un background similar. Pero no lo hará con la gente de marketing, o con perfiles más técnicos, etc.

Volviendo a Steve Jobs, si vemos el análisis de sus presentaciones que hace Nancy Duarte en su libro “Resonate”, veremos que detrás de los mismos hay una técnica muy pulida. Además de un gran esfuerzo para comprobar que la idea general a transmitir quede clara entre el público.

Si tengo que dejar una propuesta para mejorar esto, podría comenzar con 2 puntos básicos:

Comunicar con Pasión. Es importante saber transmitir el mensaje con pasión y carisma. El speaker no tiene por qué tener carisma para hablar en público. Para un trabajo de este nivel, los Skills necesarios son otros. En este momento es una buena idea, que el speaker de una breve introducción y luego “pase el micrófono” a personas más ideales para esto.

Identifica a la persona adecuada para cada mensaje. No hace falta que contratemos a Jimmy Fallon o Kevin Hart para tener una gran sesión (aunque no es una mala idea). Lo que sí es importante, es identificar al mejor speaker para cada mensaje. Criterios como “relevancia para la audiencia”, “capacidades de motivación”, “reconocimiento público” y “experiencia” ayudan a tener a la persona adecuada.

No solo Steve Jobs es un gran speaker, personalmente creo que la transparencia con la que transmite los mensajes Elon Musk es reconfortante. Otros ejemplos podrían ser, Jeff Weiner o Tony Hawk si tengo que salirme de los Speakers técnicos y hay muchos otros que sirven como referencia.

Para finalizar, y si realmente una persona quiere mejorar en este aspecto, revisar grandes presentaciones es un excelente punto de partida. Repasar las sesiones más populares en TED ayuda a ver diferentes estilos de presentación. Luego es momento de ver cual se adapta mejor y que cosas podemos aprender / tomar de cada uno.

A disfrutar el fin de semana !

Saludos @ Madrid

/El Bruno

Bonus: Creo que esta es una obviedad, es importante trabajar sobre el mensaje. Muchas veces tenemos a personas que son expertas en un tema específico y con grandes capacidades de comunicación. En este momento, es importante trabajar sobre el mejor método para transmitir el mensaje. Técnicas como “Rethorical Triangle” son adecuadas para mejorar el mensaje a transmitir. Otras técnicas como “Start strong and close stronger” ayudan a que la sesión también tenga un gran impacto.

References

· Steve Jobs 1997 – Macworld Boston– Apple and Microsoft Deal https://www.youtube.com/watch?v=WxOp5mBY9IY

· Steve Jobs 2005 – How to live before you die http://www.ted.com/talks/steve_jobs_how_to_live_before_you_die

· Steve Jobs 2011 –Apple iPad 2 KeyNote https://www.youtube.com/watch?v=TGxEQhdi1AQ

· Nancy Duarte, Resonate http://www.amazon.com/Resonate-Present-Stories-Transform-Audiences/dp/0470632011

· Jimmy Fallon https://en.wikipedia.org/wiki/Jimmy_Fallon

· Kevin Hart https://en.wikipedia.org/wiki/Kevin_Hart

· Elon Musk https://en.wikipedia.org/wiki/Elon_Musk

· Jeff Weiner https://twitter.com/jeffweiner

· Tony Hawk https://twitter.com/tonyhawk

· Rethorical Triangle https://www.mindtools.com/pages/article/RhetoricalTriangle.htm

· 10 Ways to End Your Speech with a Bang http://sixminutes.dlugan.com/10-ways-to-end-your-speech/

· The 10 most popular TEDx talks https://www.ted.com/playlists/180/the_10_most_popular_tedx_talks

· Header https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Public_speaking.jpg