#PowerPoint – How cool is the Accessibility Checker? Powered by #AI, so a #MustDo for my next #MSIgnite sessions!

Buy Me A Coffee

Hi!

I was reviewing my slides for Microsoft Slides, and I remembered that Melissa Hubbart (@melihubb) was tweeting about checking your slides previous to the event.

So, I decided to give it a try. And, it was my time to check what’s new with the Accessibility Feature in PowerPoint. There are several ways to use this feature. If you want to check the content of the current slide, in the Review menu, there is an option to check the current slide.

powerpoint accessibility checker menu

If you want to check the complete PowerPoint File, in the menu [File / Info / Inspect Presentation] there is an option named [Check Accessibility] to do this.

powerpoint check accesibility

Once the Accessibility Checker panel is open, we can review all the issues.

powerpoint accessibility checker results

There are organized by severity levels (errors, warning and tips). And we can find common scenarios like

  • Missing alternative text for images and shapes
  • Missing title slides

One cool feature here, when working with pictures, is that we can leverage the power of Artificial Intelligence to automatically describe de content of the pictures. In the following image we can see how it automatically recognizes my cat Goku lying on a bed.

powerpoint generate alt text automatically

So, you know, please check the Accessibility of your files and Happy Coding!

Greetings @ Toronto

El Bruno

My posts

#AI – Subtítulos en tiempo real también disponibles en #PowerPoint para #MacOS

Buenas !

Wow, no he utilizado mi Mac en un par de días y hoy que he vuelto a utilizar la misma me he dado cuenta que la funcionalidad de subtítulos en tiempo real de PowerPoint is también esta disponible para Mac ! So cool !

Powerpoint subtitles in MacOS.png

Saludos @ Toronto

El Bruno

#AI – #PowerPoint realtime subtitles / captions also available in #MacOS

Hi !

Wow, I haven’t opened my Mac in a couple of days, and today I switch back to MacOS and I found that the subtitle / captions feature for PowerPoint is also available in PowerPoint for Mac ! That’s so cool !

Powerpoint subtitles in MacOS.png

Greetings @ Toronto

El Bruno

#AI – Otra característica genial basada en Inteligencia Artificial en #PowerPoint: subtítulos en tiempo real

Buenas !

Hace unos días, escribí sobre una característica interesante en PowerPoint que es 100% basada en Inteligencia Artificial: PowerPoint Idea Designer.

En PowerPoint, ademas de ayudarnos con el diseño de slides, también es posible utilizar Inteligencia Artificial en escenarios para ayudar a las personas a comunicarse en diferentes idiomas o con problemas de accesibilidad.

Sólo tenemos que hacer clic 2 veces para activar subtítulos en tiempo real en PowerPoint.

Esta función está disponible, en las últimas versiones de PowerPoint (o tal vez en el canal Insider, he perdido el rastro). Y es muy fácil de usar.

Es necesario habilitar el acceso a su micrófono principal y eso es todo. Una vez que la función está activa, verá los subtítulos en modo de tiempo real mientras está hablando.

Saludos @ Toronto

El Bruno

#AI – Another cool AI feature in #PowerPoint: realtime subtitles / captions

Hi !

A few days ago, I wrote about a cool feature in PowerPoint which is 100% supported by AI: PowerPoint Idea Designer.

However, AI is used not only to support design, also in scenarios to support accessibility or to help people communicating in different languages. You only need to click 2 times to activate real-time captions and subtitles to PowerPoint.

This feature is available, in the latest versions of PowerPoint (or maybe in the Insider channel). And it’s very easy to use.

You need to enable access to your main microphone and that’s it. Once the feature is active, you will see the subtitles in real time mode while you are speaking.

 

Greetings @ Burlington

El Bruno

#Office – Uno de los mejores ejemplos de uso de #AI con #Powerpoint (luego llegará el de Excel en mobile)

Buenas  !

Cuando hablamos de Inteligencia Artificial, hay muchos ejemplos que podemos utilizar para demostrar las capacidades de AI (Artificial Intelligence). En lo personal, siempre prefiero utilizar ejemplos que sean fácilmente trasladados a nuestro día a día. Es por eso que la opción [Design Ideas] en PowerPoint es uno de los mejores ejemplos que suelo utilizar.

En la siguiente animación podemos ver como partiendo de una simple Slide con 3 elementos de texto, [Design Ideas] nos presenta una serie de estilos aplicados sobre la slide original que realmente mejoran nuestra presentación. Es interesante mencionar que además de agregar un estilo visual a la Slide, también agrega iconos para cada uno de los 3 bullets, que están relacionados con el contenido de los mismos.

Powerpoint design ideas

Para que quede más claro, esta es la slide original

powerpoint slide original

Y este es el diseño propuesto.

powerpoint slide updated

El siguiente artículo sobre [Design Ideas] explica todos los escenarios en los que podemos utilizar el Designer en PowerPoint

Create professional slide layouts with PowerPoint Designer

Happy coding!

Saludos @ Toronto

El Bruno

#Office – An amazing example of the power of #AI inside #Powerpoint

Hi !

There are tons of demos about amazing using of Artificial Intelligence. I always try to choose and show the ones, who can be easily translated into our day to day experience. That´s why the option [Design Ideas] in Power Point is an amazing demo on how to use this.

In the following video, we can see how I start with a simple blank slide with 3 text bullets, and then how the [Design Ideas] tool transform this slide in a much better one, and it also even add related icons to new Design!

Powerpoint design ideas

Just in case, this is the original slide

powerpoint slide original

And this is the output

powerpoint slide updated

If you want to know more about [Design Ideas] the following article explains all the scenarios behind this

Create professional slide layouts with PowerPoint Designer

Happy coding!

Greetings @ Toronto

El Bruno

#PowerShell – Download all MS Ignite videos and slides in a single click (thanks @mderooij!)

Hi !

Last week I shared a powershell script created by Jon Galloway to download videosn from Channel 9. So, Microsoft Ignite is finished, and someone pick the idea and created a similar one which also includes video and slides download features.

We need to thanks to Michel de Rooij (@mderooij), who is the author of the powershell script to download materials from Microsoft Ignite 2017.

I1

Like in the previous one, we have a couple of parameters to define some filters, like video quality. It took me almost a full day to download all the materials and at the end I finished downloading +420GB which includes 785 PowerPoint Slides and 681 sessions videos.

I2

Happy Coding!

Greetings @ Toronto

El Bruno

References

#Office – Improve your presentation skills (Bonus: new co-authoring features in #PowerPoint)

Hello! Today we are going with a 2 for 1.

Public speaking

I still remember when David Salgado (@davidsb) showed to me the book Resonate: Present Visual Stories That Transform Audiences (see references). It was many years ago in Microsoft’s office in Madrid. This book helped me understand that behind every presentation, there can be a process or framework that will help us to get the best possible result.

Note: Never forget that when you speak in public, either for 2 or 200 people; these people are sharing with you one of its most precious elements: their time. The best way to thanks for this investment is trying to take advantage of that time in the best possible way.

As well, after Resonate, I read other books that also helped me enough. I will share the first 2 that come to mind.

When someone says the important thing is the visual aspect of your presentations, it is very likely that you fully understand this idea. However, you don’t know very well what to do. The Visual Display of Quantitative Information is an excellent starting point for understanding the difference between text and images.

Another example that comes to mind is Death by Meeting. Although this book does not speak specifically of presentations and techniques for public speaking, discuss the delicate subject of the meetings. When we understand some of the lessons in this book, we can associate this idea to public speaking.

PowerPoint co-authoring

And of course, if you work with Microsoft technologies, you may rely on PowerPoint to support your presentations. Let me pause here; it is important to make clear my position about PowerPoint as a tool.

If you’re on the side who really hates PowerPoint, I got you. Maybe you have been in a situation where a couple of Slides represent a contract in a project (which is always a goot idea!). People usually goes with “PowerPoint supports everything“. In PowerPoint, everything is possible, and this misuse is that many people have an irrational hatred. In my case, I like this tool. I use PowerPoint as a tool to support my presentations and always has given me very good results.

Over time, thanks to books like those that I mentioned before, or to listen to great speakers, I think I have learned a little about the subject and use PowerPoint wisely enough.

That is why I get some extra happy feeling when I read this news:

The Office Insider November update includes support for co-authoring. That’s mean 2 or more people can work at the same time on a PowerPoint presentation using the PowerPoint desktop app.

A long time ago that the creation of a couple of slides is no longer task of a single person. It is always a good idea to work with someone with skills in to help us create a history consistent with our slides and balancing the contents therein.

New-to-Office-365-in-November-1.gif

Usually, this did use a ping / pong mode. That’s mean sharing the PowerPoint file, desktop sharing, speaking in this regard, using the capabilities of the online edition of PowerPoint, etc. Now that we have the ability to work online both envelope presentation, opens a new range of possibilities.

I think it is an excellent time to receive these updates, and I hope that you can them to begin testing soon (i.e. Add one couple more Early Adopter to work in co-authoring mode!)

Greetings @ Toronto

El Bruno

References

#Office – Mejora tus capacidades de presentación en público (Bonus: aprovecha las novedades de edición y colaboración en #PowerPoint)

Hola ! Hoy vamos con un 2 por 1.

Hablando en público

Todavía recuerdo el día en el que David Salgado (@davidsb) me presento el Libro Resonate: Present Visual Stories That Transform Audiences (ver referencias). Fue hace bastantes años, en la oficina de Microsoft en Madrid y este libro me ayudó a comprender que detrás de toda presentación, puede existir un proceso o marco de trabajo que nos ayude a sacar el mejor resultado posible de la misma.

Nota: Nunca olvides que cuando hablas en público, ya sea para 2 o 200 personas; estas personas están compartiendo contigo uno de sus elementos más preciados: su tiempo. Agradece esta inversión intentando aprovechar ese tiempo de la mejor forma posible.

Pues bien, después de Resonate, leí otros libros que también me ayudaron bastante. Nombraré 2 que son los primeros que me vienen a la mente.

Cuando alguien te comenta lo importante que es el aspecto visual de tus presentaciones, es muy probable que entiendas completamente esta idea, sin embargo no sepas muy bien por donde empezar. The Visual Display of Quantitative Information es un excelente punto de partida para comprender la diferencia entre texto e imágenes.

Otro ejemplo que me viene a la memoria es Death by Meeting. Si bien este libro no habla específicamente de presentaciones y técnicas para hablar en público, comenta el delicado tema de las reuniones. Al leer consejos sobre como aprovechar mejor el tiempo de las mismas, podemos asociar rápidamente esto a presentaciones en público.

Colaboración en PowerPoint

Y claro, detrás de todo esto, los que trabajamos con tecnologías Microsoft, solemos apoyarnos en PowerPoint. Antes de continuar es importante dejar en claro mi posición al respecto.

Si eres de los que odia PowerPoint, te endiendo. Es muy probable que te hayas encontrado en la situación donde un par de Slides representan un contrato de trabajo. Como dice el dicho “PowerPoint soporta todo”. En PowerPoint todo es posible, y es por este mal uso que muchas personas le tienen un odio irracional.

En mi caso, le tengo mucho aprecio. Utilizo a PowerPoint como herramienta para soportar mis presentaciones y siempre me ha dado muy buenos resultados. Con el tiempo y gracias a libros como los que comenté antes, o a escuchar a grandes speakers, creo que he aprendido un poco sobre el tema y utilizo PowerPoint con bastante cordura.

Es por eso, que cuando leí esta noticia, me alegró un poco el día:

La actualización de Noviembre para los usuarios de Office Insider incluye el soporte para que 2 o más personas puedan trabajar al mismo tiempo sobre una presentación PowerPoint utilizando la app de escritorio de PowerPoint.

Hace ya bastante tiempo que la creación de un par de slides ha dejado de ser tarea de una única persona. Siempre es una buena idea trabajar con alguien con skills en XD para que nos ayude a crear una historia coherente con nuestras slides y a balancear los contenidos en las mismas.

New-to-Office-365-in-November-1.gif

Usualmente esto lo hacíamos en modo ping / pong compartiendo el fichero PowerPoint, compartiendo el escritorio, hablando al respecto, utilizando las capacidades de edición online de PowerPoint, etc. Ahora que tenemos la capacidad de trabajar en línea ambos sobre la presentación, se nos abre un nuevo abanico de posibilidades.

Creo que es un momento excelente para recibir estas novedades, y espero que las pueda a comenzar a probar pronto (esto es sumar a un par más de Early Adopter para trabajar en modo co-authoring!)

Saludos @ Toronto

El Bruno

References